¿Por qué necesitas un programa fácil de facturación?

Hablar de facturación es algo que suele ponerle los pelos de punta a muchas personas. Sea porque consideran que es algo terriblemente complejo, o incluso porque en su caso efectivamente lo sea por no haber escogido la herramienta adecuada, al final hay bastantes personas que limitan su gestión de la facturación a una carpeta de Windows llena de archivos de Excel, quizá en el mejor de los casos con un documento adicional en el que mantener un listado de las facturas emitidas.

La situación se puede complicar todavía más si, adicionalmente, necesitamos llevar un control de stock al día, que se actualice automáticamente cada vez que emitimos una factura, con el fin de recibir alertas cuando las unidades con las que contamos descienden de una cantidad prefijada anteriormente, con el fin de reponerlo antes de quedarnos sin existencias.

El problema, para todas esas personas, es que no han encontrado un programa fácil de facturación, una herramienta que combine todas las funciones que podemos necesitar para llevar a cabo una gestión eficiente y sencilla de la facturación y el stock, pero que al tiempo no exija de una enorme dedicación, así como de un arduo proceso de formación y adaptación a dicha “solución”, que en tal caso se merece por méritos propios estar entre comillas.

Ahora bien, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de un programa fácil de facturación? Un error bastante común consiste en pensar que para que algo sea fácil debe ser pequeño, es decir, contar solo con un número muy limitado de funciones, que tan solo resuelvan una parte básica de todo lo que necesitamos, a cambio de ofrecer una gran usabilidad que se sostiene, claro, en sus muchas limitaciones.

La clave a la hora de elegir un programa de facturación es buscar una solución completa, con todas las funciones que puedas necesitar, pero que tanto por usabilidad como por interfaz permita llevar a cabo todos los procesos de una manera rápida y sencilla. La solución debe ser un facilitador que se adapte al usuario y sus necesidades, nunca a la inversa.

¿Por qué usar un programa de facturación fácil?

La gestión de las facturas puede ser tan sencilla o compleja como deseemos. Ahora bien, si podemos añadir profundidad sin incrementar la complejidad de una manera directamente proporcional, tendremos la posibilidad de llevar un control bastante más estricto que, por ejemplo, nos permita revisar rápidamente el histórico de operaciones con un cliente, establecer y aplicar automáticamente determinados descuentos, llevar siempre al día la situación de cobro de las mismas, etcétera.

Y eso por no hablar de las gestiones relacionadas con las propias facturas, con el documento en sí. Por ejemplo, ¿a quién no le ha pasado, en fechas cercanas al cambio de año, emitir una factura con fecha del ejercicio anterior? Es un error humano, claro, pero en determinadas circunstancias esto nos puede obligar a tener que emitir una cancelación de dicha factura, así como una nueva con los datos correctos. Y lo mismo que con una fecha puede ocurrir con un precio, una cantidad, etcétera.

Con un programa de facturación fácil, se reduce sustancialmente la probabilidad de cometer este tipo de errores, puesto que éste permite la preconfiguración de precios, la asignación de fechas automáticamente y otra serie de funciones destinadas, precisamente, a prevenir este tipo de errores.

Pero incluso si esto ocurre, la emisión de la factura cancelada y de la nueva y corregida, resulta mucho más sencillo si empleamos un programa fácil de facturación. Además, tendremos dichos documentos (la factura errónea, la cancelación y la corregida) bien organizadas y accesibles en nuestra aplicación, por si las necesitáramos en cualquier momento.

Un programa fácil de facturación nos ofrece, por lo tanto, todas las funciones y herramientas que podamos necesitar, se adapta a nuestras necesidades y, además, nos proporciona un enorme conjunto de información y analíticas con las que podremos, de un vistazo, ponernos al día sobre toda nuestra actividad comercial. Una razón más que suficiente para no pensárselo mucho, ¿verdad?

La entrada ¿Por qué necesitas un programa fácil de facturación? es original de MuyComputer