¿Por qué emplear software de gestión de empresas?

La gestión de una empresa, ya sea una pyme o una gran multinacional, es una tarea terriblemente compleja y, al igual que ocurre con los relojes suizos, para que las agujas nos puedan mostrar siempre la hora exacta, ocultan en la parte posterior un sistema de lo más complejo y que debe funcionar con una precisión milimétrica. Si la maquinaria no funciona bien, ni el mejor y más atractivo de los diseños podrá evitar que el reloj no funcione o que, en el mejor de los casos, lo haga de manera muy deficiente.

A la hora de elegir cómo llevar a cabo dichas operaciones tenemos, principalmente, dos posibilidades, aplicaciones de propósito general o software de gestión de empresas. La primera está bastante extendida, dado que hablamos de aplicaciones con un gran nivel de implantación y que prácticamente todo el mundo conoce. El problema reside en su propia naturaleza, ya que, al pretender servir al mayor número posible de funciones, no está optimizado para algunas en concreto. Por poner un ejemplo, un coche normal se adapta bien a la mayoría de usos, pero no es la mejor opción si queremos transportar grandes cargas, recorrer senderos no asfaltados o participar en una competición de velocidad. Ahí es donde la especialización suma todos sus puntos.

El software de gestión de empresas es el furgón de carga, el 4×4 o el monoplaza de alto rendimiento, es decir, la mejor opción para los usos y necesidades específicas. Es la herramienta, o el conjunto de ellas, que han sido diseñadas desde el conocimiento de dichas necesidades y, por lo tanto, proporcionan una respuesta adaptada y consistente.

Pero entonces, ¿por qué muchas empresas se decantan por las aplicaciones de propósito general, en vez de optar por software de gestión de empresa? Hay varias posibles razones, aunque parten de premisas erróneas o de no haber dedicado un tiempo a analizar los procesos internos. Veamos algunos de los casos más comunes.

El software de gestión de empresas es muy complicado

No. Este es uno de los errores más comunes, ya que se tiende a asimilar que especialización es sinónimo de complejidad, cuando no tiene por qué ser así. En realidad, curiosamente, suele ser justo al revés. Este software está diseñado para unas funciones muy concretas, por lo que sus interfaces responden a las mismas. En consecuencia, al optar por soluciones específicas y a medida, lo que encontraremos son entornos de trabajo que nos facilitan llevar a cabo todas las tareas relacionadas.

Es mucho más caro / solo para grandes corporaciones

Este es el segundo error más común. Existe una enorme oferta de soluciones adaptadas no solo a los diversos tipos de actividades, sino también al tamaño de las empresas que las necesitan. La oferta para todo tipo de empresas es muy abundante, y los precios están en consonancia con dichas condiciones.

Y en este punto hay otro factor que debemos tener en cuenta. Al adoptar un software de gestión de empresas que se adapte a nuestras necesidades, estaremos mejorando la productividad, por lo que el retorno de la inversión empezará a producirse de manera prácticamente inmediata.

Siempre lo hemos hecho así y ha funcionado

Este planteamiento, amparado en aquello de “Mejor malo conocido que bueno por conocer”, es, en realidad, un lastre que frena la innovación y, de su mano, la evolución. Algo que, en los tiempos actuales, en los que la competitividad es fundamental para la supervivencia de las empresas, es un coste inasumible.

Los cambios siempre conllevan una cierta incertidumbre, que se traduce en resistencia, pero sólo quienes la enfrentan pueden evolucionar. Dar el salto de aplicaciones genéricas a un software de gestión de empresas es un paso evolutivo que, con toda certeza, se traducirá, en muy poco tiempo, en bueno conocido.

No sé dónde encontrar información

ERP, CRM, BPM, HRM… hay muchas soluciones específicas para cada necesidad, y especialmente si no hemos tenido contacto previo con las mismas, todo puede parecer bastante más complejo de lo que es en realidad. A este respecto, para enfrentar este proceso de transformación con seguridad y confianza, te recomendamos contactar con alguna empresa especializada en el software de gestión de empresas, como Exact, con un amplio abanico de soluciones para el día a día de la operativa de las empresas, hasta desarrollos a medida. Son estas empresas, al final, las que mejor conocen estas soluciones y, por lo tanto, quienes nos ayudarán a encontrar aquellas que casan con nuestras necesidades.

También podrás encontrar mucha información útil al respecto en nuestras webs hermanas, MuyComputerPRO y MuyPymes, así como las novedades y tendencias en el software de gestión de empresas.

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